Сегодня 8 мая. В России уже месяц введены меры самоизоляции. Большинство бизнесов закрыто или переведено на удаленный режим. Только малая часть предприятий продолжает работать без изменений. Ситуацию осложняет нестабильность валютного курса, и все происходящее больше напоминает мировой хаос, где страдают все: люди, государства, банки, компании со своими сотрудниками, клиентами и руководством.
Как выжить?
Как заработать и не уйти в долг?
Как сохранить сотрудников и рентабельность?
За это время ГК «Промойл», частью которой также является обучающий центр «Становление» и фирма по продаже запчастей и комплектующих «Задел», приняла целый ряд мер по сохранению бизнеса. Признаемся честно, некоторые решения дались нам нелегко, однако они позволили компании продолжать работу сегодня. В этом статье мы хотим поделиться своим опытом с вами. Возможно, наша история будет полезной для вас и вашего бизнеса!
Что и как мы делали для того, чтобы сохранить стабильность компании.
Как сохранили рабочие места и всех сотрудников фирмы.
Какие действия с нашей стороны были верными и помогли компании сохранить бизнес в условиях кризиса;
А какие, наоборот, застопорили процессы и были ошибкой (на ошибках учатся).
Вначале все мы смотрели новости, качали головой в сторону Китая и Европы, слабо верили, что всё это дойдет до нас. Коллектив компании разделился на оптимистов, фаталистов и тех, кто закупался гречей впрок, начиная перевозить цветы и рыбок из офиса к себе домой. Уверены, что так как мы, поступали практически все. В этом нет ничего удивительного — вирус казался далеким, и не понятно было, что будет дальше.
Для нашей компании на тот момент гораздо более актуальной была проблема волатильности валютного курса. «Промойл» занимается закупкой и поставками зарубежной техники. Сделки с поставщиками происходят в валюте, а значит, когда дорожает доллар, цена на один и тот же станок возрастает. Бывали дни, когда из-за колебания курса, стоимость станка за один день увеличивалась для нас на 1 000 000 рублей, при этом в долларах она оставалась неизменной. Это значит, что наш долг перед поставщиками рос, а долг покупателя перед нами нет.
Мы посовещались и зафиксировали цены на станки по отношению к курсу валют. Собственники компании приняли риски потери прибыли и даже временную работу с отрицательным финансовым результатом. Данный шаг позволил нам не свести с ума менеджеров офиса продаж ежедневными пересчетами цен и сохранить лояльность клиентов. Мы перешли в режим ручного управления — решение по каждой сделке теперь принималось индивидуально и с участием руководства компании. Раньше менеджеры могли сами проводить сделки, руководствуясь стандартными подходами к продажам. Мы просчитывали все решения и вручную искали оптимальные, мы готовы были в некоторых случаях идти на финансовые жертвы ради сохранения отношений с клиентами.
Когда для бизнеса наступает сложный период, руководитель должен принимать участие в каждом решении, контролировать и направлять сотрудников, иными словами, переходить в режим ручного управления.
Ключевая задача бизнеса в период неопределенности — сохранение отношений с клиентами и репутации. Для этого нужно принимать компромиссные решения, дать клиентам больше ценности от своего продукта, чем они ожидают получить за свои деньги, делиться экспертными советами, помогать принимать решения о покупке.
Заболеваемость в Европе росла, тревожность внутри компании тоже, в офисе начали появляться первые антисептики, а в новостях — первые новости о введении недели так называемых «каникул». Мы старались верить в лучшее, но все-таки созвали срочное совещание, где проработали план действий на случай, если в России введут карантин. Руководство ГК «Промойл» решило найти способ развития компании в неблагоприятных условиях, перенастроить свои процессы и пересмотреть подход к работе.
1. Сохранить рабочие места всех сотрудников. Поиск и обучение специалистов компании заняли у нас годы, мы ценим наш коллектив и дорожим каждым работником. Сотрудники были задействованы в принятии сложного решения о снижении ФОТа в пользу сохранения рабочих мест для своих коллег, в том числе тех, кто в режиме самоизоляции физически не может работать: водители, администраторы, уборщики. Все согласились на временное снижение заработной платы на 20%, при этом была определена сумма, ниже которой зарплата опуститься не могла. Понимая, что у наших сотрудников есть финансовые обязательства перед банками, наш финансовый директор для каждого проработал возможность приостановки оплаты кредитов без пени. Помимо ФОТа, мы пересмотрели все затраты, чтобы избежать отрицательного финансового результата во время локдауна. Договорились о снижении арендной платы офиса и склада.
2. Отслеживать изменения по работе с поставщиками и искать альтернативные пути транспортировки. У компании «Промойл» есть большой склад оборудования на территории России, где всегда поддерживается товарный ассортимент станков. Это позволяет нам, в случае приостановки международного сообщения, продолжать работу на протяжении нескольких месяцев. Тем не менее мы сильно зависим от Китая, и в случае закрытия страны и долгосрочного прекращения поставок, нам пришлось бы закрывать свою компанию. Логисты и юристы «Промойл» постоянно мониторили ситуацию и одновременно искали альтернативные пути транспортировки станков, если вдруг тот или иной транспортный канал закроют.
Нам повезло — полного перекрытия границ не случилось. Некоторые станки пришлось везти автотранспортом, что увеличивало стоимость логистики, зато клиент получал свое оборудование в срок. Большинство станков отправлялось к клиентам с нашего склада в Перми.
Оптимизм — это хорошо, но антикризисный план — еще лучше. Стоит заранее диверсифицировать риски и выстроить бизнес-модель так, чтобы при выпадении одного или нескольких элементов из отлаженной системы, компания могла обеспечить устойчивость. Лучше делать это заранее, чтобы ситуация не застала врасплох. Мы осознали, как важно быстро получать информацию от служб, отвечающих за непрерывную работу компании, поэтому звонили им каждый день и активно мониторили сайты.
Когда Президент в своем обращении объявил о неделе «каникул», мы поняли, что составляли свой антикризисный план не зря! Прекращать работу компания не собирались, и все сотрудники морально и физически были готовы к переезду на дом (рыбки и цветы были перевезены заблаговременно, пришел черед офисной техники: ноутбуки, компьютеры и принтеры были перенаправлены из офиса в дома работников). Мы перебазировались быстро. Установка и отладка ПО, «TeamViewer», «ZOOM» и прочих программ для всех сотрудников затянулась на пару дней.
Мы развернули работу на удаленке за пару дней. Часть необходимого для работы ПО наши ИТ-специалисты устанавливали по «TeamViewer». Все 3 компании группы «Промойл» сегодня ведут дела в Битрикс24 и имеют удаленный доступ к 1С. После небольших настроек сотрудники смогли выполнять задачи из дома. Оказалось, что работать на удаленке можно даже продуктивнее, чем в офисе. Главное, чтобы:
сотрудники были дисциплинированны;
существовала единая система, в которой все привыкли работать. В период резкого перехода из офиса на удаленку отсутствие такой системы может вызвать большие перерывы в работе. Все три компании: «Промойл», «Становление» и «Задел» — еще до карантина работали на базе «Битрикс24» и хранили часть документов в облачных сервисах, поэтому быстро перестроились на новый формат работы.
Мы не стали менять привычный порядок вещей: совещания руководителей проводились по расписанию в «ZOOM», управляющие собирали оперативки и давали наставления сотрудникам, проектные команды продолжали оперативно разрабатывать решения онлайн, все вели рабочую переписку чатах «Битрикс24». За неделю мы адаптировали офисную работу под удаленку, и даже провели среди сотрудников конкурс на лучшую фотографию рабочего места в целях повышения боевого духа и сплочения коллектива. Автор лучшей фотографии получил спортивные часы в качестве приза.
Легче стало вписывать важные встречи в сложный график руководства (из-за отмены передвижения и доступности онлайн-переговоров);
К совещаниям и онлайн-переговорам с клиентами теперь подключается руководство компании «Промойл»;
Практика показала, что при проведении онлайн встреч между клиентами и руководством компании «Промойл», решения по ключевым условиям договора принимаются быстрее.
Руководитель должен создавать центробежную силу и поддерживать энергию своих подчиненных в течение всего рабочего дня. Надо обязательно видеть друг друга, а не только созваниваться по телефону. В работе на удаленке нужно задать высокий ритм и поддерживать его.
Использовать онлайн-ресурсы удобно и выгодно, онлайн-программы и конференц связь сохраняют деньги и время. «TeamViewer», «Zoom», «Skype», «Google диск» для совместного доступа, облачные ERP и CRM-системы незаменимы при самоизоляции, и что более важно — они могут пригодиться и облегчить вам жизнь после отмены «каникул». Хранить часть информации на удаленном сервере лучше, чем держать все данные на локальном.
Как только мы узнали о введении режима самоизоляции, сотрудники юридического отдела начали узнавать, имеем ли мы право продолжать работать официально, и если да, то как сделать нашу деятельность максимально правомерной и безопасной.
О том, что предприятиям выдают разрешение на работу, мы узнали из указа губернатора Пермского края №23 от 29.03.2020 «О мероприятиях, реализуемых в связи с угрозой распространения новой коронавирусной инфекции (COVID-19) в Пермском крае», размещенного на сайте permkrai.ru. Там же, на официальном сайте краевого правительства, мы нашли информацию о сферах деятельности, которые не затрагивает новый режим. Поняв, что мы имеем шанс не приостанавливать свою работу, юристы подготовили пакет документов для «Минпромторга» по Пермскому краю — о включении нас в список компаний с непрерывным производством. Пока разрешения не было, работа осуществлялась путем вызова наших сотрудников-пусконаладчиков со стороны клиента, который обладает правами на работу (они делали для нас справку-вызов). До официального разрешения на работу мы получали временное — на отгрузку станка, как неотложные погрузочно-разгрузочные работы для предприятий непрерывного цикла. О мерах безопасности и санитарных нормах мы узнавали на сайте Министерства промышленности Пермского края и выполняли все предписанные санитарные указания.
Чтобы не уходить на вынужденные «каникулы», надо найти способ и получить официальное разрешение на работу. Хорошо, если бизнес будет чем-то полезен обществу во время распространения вируса. Это повышает шансы на то, что вам дадут разрешение на работу, а еще это дополнительный плюсик в карму. Мы поставляем оснастку и запчасти к ним, токарные и фрезерные станки для промышленных предприятий, в том числе медицинской и сельскохозяйственной промышленности.
Часть наших клиентов — предприятия с непрерывным процессом производства. Они имеют право продолжать работу, и им по-прежнему требуются станки,запчасти для оборудования и обучение и аудит персонала.
Обзвонили наших клиентов, чтобы узнать какие предприятия продолжают работать в условиях режима самоизоляции. Таким образом, нам удалось разделить клиентов на 2 группы: «работают» и «временно закрыты». Мы сконцентрировали внимание и усилия на компаниях, которые продолжают деятельность и на сделках, которые могут быть заключены в ближайшее время.
В компании «Промойл» несколько отделов продаж. Еженедельно мы проводим оперативные совещания, где оцениваем результат работы, устанавливаем новые задачи. Сегодня мы четко знаем свою конверсию и, сделав поправку на неопределенность, мы сфокусировались на 4-5 самых важных показателях, обеспечивающих продажи: длительность обработки лида, конверсия из лидов в сделки, количество сделок в работе у менеджеров.
Нужно сегментировать базу клиентов и выставить приоритеты по степени готовности заключению договора;
Сосредоточиться на тех соглашениях, которые могут быть заключены в ближайшее время;
Необходимо выставить и отслеживать KPI;
Проводить еженедельные оперативные собрания, где будет происходить оценка показателей и разрабатываться последующие шаги.
Лучше всего составить план работы с каждым сегментом целевой аудитории, расставить приоритеты по степени готовности каждого сегмента к приобретению оборудования и сосредоточить усилия компании на работе с максимально лояльными клиентами, не забывая уделять внимание остальным. Стратегия работы компании в новых условиях может полностью измениться.
До самоизоляции мы знакомились с большей частью клиентов на профессиональных выставках и презентациях технического оборудования. Сейчас все выставки отменены, и наша деятельность перешла на новый формат: мы начали активно развивать маркетинговые коммуникации, запустили email-рассылку, каждый день публикуем посты в соцсетях. Вместе с коммерческой и финансовой службой и HR мы начали готовить коммерческие предложения для клиентов; проработали новые финансовые условия, новые продукты и новые условия сотрудничества.
Приобрести оборудование «Промойл» сегодня можно не выходя из дома. Мы убедились в этом сами, когда 30 марта успешно заключили первый договор на поставку станка NL504SC в режиме полной самоизоляции. Все наши сотрудники работают, к совещаниям и онлайн-переговорам с клиентами подключается руководство компании «Промойл»!
Центр повышения квалификации «Становление» запустил новый формат обучения на станках с ЧПУ. Теперь мы проводим обучение по металлообработке в режиме онлайн, а также предоставляем услугу аудита остаточных знаний и компетенций для операторов/наладчиков вашего предприятия. Преподаватели ЦПК «Становление» проводят тестирование и индивидуальное собеседование с каждым работником наших партнеров. На каждого специалиста, подтверждающего квалификацию, готовится сводная справка со всеми знаниями и компетенциями в металлообработке, а также рекомендации по дальнейшей работе с этим специалистом.
Надо настраивать и усиливать гибкий маркетинг, искать новые идеи и решения, создавать продукты и услуги, отвечающие современным запросам и тенденциям на рынке. Мир постепенно перемещается в онлайн, и это дает новые возможности всем компаниям. Сегодня можно заявлять о себе через официальный сайт, формировать имидж, используя соцсети, искать клиентов, настраивая целевую рекламу, общаться с клиентами и обсуждать их потребности в мессенджерах, анализировать статистику популярности продуктов через сервисы сквозной аналитики!
Отчаянные времена требуют отчаянных мер! Мы вели долгие переговоры с поставщиками, в итоге договорились о дополнительных условиях покупки станков и даже о возможном приобретении станков в рассрочку (последним пока не пользовались). Также мы узнали о возможности получить кредиты по более низкой процентной ставке в Китае. Сейчас все это позволяет нам формировать выгодные цены для всех, подбирая подходящие условия для каждого. Например, клиентам, которые хотели отложить приобретение станков до наступления лучших времен, мы предлагаем лизинг, рассрочку или фиксацию курса доллара при внесении авансового платежа.
Из-за текущей экономической и финансовой нестабильности страдают и теряют обороты компании всего мира. В таких условиях стоит создавать новые предложения, которые будут выгодны и вам, и поставщикам, и клиентам. Договоренности и компромисс пойдут на пользу всем, это поможет сохранить рыночный оборот.